Datatapforebygging (DLP) er ment å stoppe lekkasje av sensitiv informasjon fra organisasjonen din. Enkelt, ikke sant? Det føltes slik før. Det gjør det ikke lenger.
Team deler eksternt hele dagen, hver dag: kontrakter, fakturaer, HR-filer, klientdokumenter, avtalepakker, regneark fulle av «midlertidige» data som på en eller annen måte blir permanente. Og den største risikokanalen er fortsatt ikke et eksotisk hackertriks – det er den vanligste tingen i verden:
et e-postvedlegg som sendes, videresendes, lastes ned, og deretter bor på steder du ikke kan se eller kontrollere.
Tradisjonell DLP gjør en god jobb før noe forlater systemet (skanne, advare, sette i karantene, blokkere). Den vanskeligere delen – den delen mange organisasjoner sliter med – er hva som skjer etter at du trykker på Send. Det er her ShelterZooms dokument-GPS passer inn: det handler om å ha kontroll over selve dokumentet, ikke bare inspisere kanalen det reiste gjennom.
E-post er der forretningene skjer. Det er raskt, kjent, og alle bruker det. Men vedlegg skaper fortsatt forutsigbare DLP-feil:
Du sender en fil til riktig person, så blir den videresendt (noen ganger uskyldig), og plutselig er tilgangsreglene dine ... vel, ingen.
Når en fil er lastet ned, er duplisering enkelt. Kopier havner på datamaskiner, delte disker, personlige skymapper, og du mister oversikten i løpet av timer.
Når en postboks blir kompromittert, sender ikke angriperne bare phishing. De søker i historikken. Gamle tråder med vedlegg kan være en gullgruve.
Selv om en e-posttilbakekalling fungerer (ofte gjør den ikke det), kan det hende at vedlegget allerede er åpnet, lagret eller skjermbildet.
Derfor kan ikke en moderne DLP-strategi stoppe ved «skann og blokker». Den må ta for seg livssyklusen til et dokument etter at det er delt.
ShelterZoom Document GPS er bygget for å modernisere e-postvedleggsopplevelsen. I stedet for å sende en råfil som umiddelbart blir andres kopi, er Document GPS utformet slik at dokumentet forblir koblet til tillatelser, sporing og kontroll.
I DLP-termer er det et stort skifte:
Og det er viktig fordi datatap i den virkelige verden ikke alltid er ondsinnet. Det er vanligvis utilsiktet, forhastet, eller rett og slett «slik har vi alltid gjort det».
Et sterkt DLP-program trenger synlighet. Ikke vibrasjoner. Synlighet.
ShelterZooms DLP-funksjoner for bedrifter er rettet mot å flagge når sensitiv informasjon deles, slik at du kan reagere tidlig i stedet for å oppdage problemet senere når det allerede er spredt.
Enda bedre: identifikasjon er ikke nyttig hvis den er treg eller begravd. DLP er bare viktig når den fører til handling.
Dokument-GPS er utformet rundt kontrollert deling. Det betyr vanligvis at du kan angi regler som:
Dette er en veldig praktisk DLP-gevinst, fordi den takler problemet med «ukontrollert kopiering» som vanlige vedlegg skaper.
DLP handler ikke bare om å stoppe. Det handler også om å vite hva som skjedde.
Dokument-GPS fokuserer på sporing av tilgang og aktivitet, slik at du kan svare på spørsmål som:
Det er det som gir sikkerhets- og samsvarsteamene trygghet, fordi man ikke gjetter under en hendelse.
Det er her de fleste klassiske vedleggsarbeidsflyter faller sammen: de varsler deg, men de gir deg ikke en spak å trekke i.
Dokument-GPS er bygget rundt ideen om at du skal kunne endre tillatelser eller tilbakekalle tilgang etter at dokumentet har blitt delt. Så hvis en fil går til feil mottaker (det skjer), sitter du ikke fast med «vel ... håper de sletter den».
Inneslutning blir en handling, ikke en høflig forespørsel.
Hvis du kan tilbakekalle tilgang etter sending, gjør du et av de vanligste sikkerhetsbruddsscenariene (feilsending) om til noe håndterbart. Dette er den typen kontroll som gjør at DLP føles ekte, ikke teoretisk.
La oss være ærlige: Hvis du blokkerer nedlastinger, tar folk skjermbilder. Det er den eldste løsningen i boken.
Dokumentnivåkontroller som fraråder skjermbilder (og vannmerking som gjør lekkasjer sporbare) legger til et avskrekkingslag som vanlige DLP-policyer ofte ikke kan gi på en brukervennlig måte.
Mange organisasjoner tenker på DLP som «kun utgående», men inngående er også rotete. Klienter og partnere sender ofte sensitive filer på den minst sikre måten som er mulig.
En sikker opplastingsmetode gir deg en renere og tryggere mottaksvei for konfidensielle dokumenter (og reduserer vanen med å bare sende det på e-post).
Ondsinnede vedlegg kan føre til datatap gjennom kompromittering, ikke bare lekkasje. Skanning av opplastede filer og stopping av åpning av infiserte dokumenter bidrar til å redusere denne risikoen uten at brukerne må være sikkerhetseksperter.
Signering er ofte øyeblikket når et dokument blir enda mer sensitivt. Hvis den signerte kopien blir lastet ned og videresendt, har du et problem.
Å holde signeringen innenfor et kontrollert miljø betyr at det signerte resultatet kan forbli styrt av de samme reglene som det opprinnelige dokumentet.
Dokument-GPS har en tendens til å skinne i bransjer der e-postvedlegg er konstante og konsekvensene er høye:
Sensitive klientdokumenter, privilegier, motparter og mye ekstern deling. Én feil videresending kan være en katastrofe.
Regulerte data, revisjonskrav og et stort behov for sporing pluss rask innkapsling når feil oppstår.
Pasientinformasjon, streng konfidensialitet og et åpenbart behov for å kontrollere og overvåke tilgang utover den første sendingen.
Studentjournaler, karakterutskrifter, forskning og regelmessig ekstern deling med organisasjoner som ikke alle sitter i samme IT-økosystem.
Raskt utviklende avtaler, mange tredjeparter og konstant utveksling av kontrakter og identitetsdokumenter (ofte via e-post, fortsatt).
DLP mislykkes når den bekjemper virksomheten. Folk vil alltid velge den raskeste veien med mindre den sikre veien også er enkel.
Her er en utrullingsmetode som vanligvis fungerer:
Velg 2–3 arbeidsflyter der datatap er mest skadelig:
Standardinnstillinger er viktigere enn retningslinjer folk ikke leser. For eksterne sendinger, start med:
Utvid deretter tilgangen med vilje, ikke tilfeldig.
Før du blir streng, bør du finne ut hvor sensitiv deling faktisk skjer. Atferdsdataene vil overraske deg, det gjør de alltid.
Skriv ned hva teamet gjør når:
Nøkkelen er fart. «Vi skal undersøke» er ikke en inneslutningsplan.
Du trenger ikke 30 dashbord. Spor noen klare signaler:
Noen ganger utfyller det dem, noen ganger reduserer det behovet for å bare stole på blokkering. Hvis hovedrisikoen er e-postvedlegg og ekstern deling, kan kontroll på dokumentnivå være den manglende brikken.
Det er hele poenget med modellen: dokumentet forblir styrt, slik at du kan svare etter deling i stedet for å bli sittende fast med «skaden er skjedd».
Prøver å blokkere alt umiddelbart. Folk blir frustrerte, og så jobber de rundt det. Den bedre tilnærmingen er kontrollert deling + synlighet + rask respons.
Det kan redusere virkningen fordi sensitive filer ikke trenger å bli lagret som rå vedlegg i innboksloggen for alltid, og tilgangen kan raskt tilbakekalles hvis noe ser galt ut.
Hvis DLP-strategien din stopper ved «skann og blokker ved sending», er du fortsatt utsatt for den rotete virkeligheten i forretningslivet: videresendinger, nedlastinger, videredelinger og kompromitterte postbokser.
ShelterZoom Document GPS er utviklet for den virkeligheten. Den behandler dokumentet som den ressursen du kontrollerer – med tillatelser, sporing og muligheten til å tilbakekalle tilgang når det er som viktigst. Det er i bunn og grunn DLP som fortsetter å fungere etter at tradisjonelle vedlegg ikke lenger er håndterbare.
Kontakt våre eksperter i dag for å diskutere ShelterZoom -løsninger